Фази на деловна комуникација

Комуникацијата е процес на интеракција на луѓето едни со други, кој опфаќа размена, проценка и разбирање на информации. Кога станува збор за деловната комуникација, се користат одредени норми и правила кои помагаат интеракцијата на партнерите да биде најудобна. Земајќи го предвид правилниот редослед, кој се состои во набљудување на потребните фази на деловната комуникација, гарантира постигнување на посакуваниот резултат, пожелен за двата партнера.

Што е тоа?

Деловната комуникација е повеќефазен процес кој вклучува создавање и понатамошно подобрување на односите меѓу луѓето поврзани со специфични потреби. Овој процес вклучува пренос на важни информации, развој на концептот на интеракција, перцепција и разбирање на соговорникот.

Карактеристични карактеристики

Деловната комуникација има голем број карактеристики, чие познавање ќе помогне да се разбере суштината на овој тип на интеракција:

• Вредност на репутацијата. Во бизнисот, лицето на претпријатието е неговата репутација, која е основата на која се гради успехот на компанијата во иднина. Поради оваа причина, деловната комуникација е насочена кон нејзино одржување и заштита.
• Јасност и прецизност. Јасната и јасна дефиниција на целите обезбедува ефективен професионален развој, придонесувајќи за брзо самоорганизирање и формирање на одговорност.
• Заеднички активности корисни за двете страни. Во деловната интеракција, не може да се грижи за благосостојбата само на едната страна. Единството на партнерите и заемно корисната позиција обезбедува успех и забележителни резултати за двете страни.

Фази

Резултатот од деловната комуникација зависи од тоа колку внимателно е организиран процесот. Во структурата на деловната комуникација може да се разликуваат одредени фази. Познавањето на главните точки на таквата комуникација и нормите на однесување што одговараат на секоја фаза ќе помогне да се постигне негуваната цел.

Подготвителна фаза

Оваа фаза вклучува директна организација на состанокот. Во првата фаза, неопходно е да се изготви план со конкретни прашања и неколку опции за решавање на проблемот. Неопходно е да се анализираат гледиштата на партнерот во преговорите и да се избере најкорисната стратегија за односи; се препорачува да се направи предвидување на резултатот од разговорот. Подготвителната фаза е завршена со организациски моменти: назначување на местото и времето на состанокот.

Разбирање на соговорникот

Психолошкиот портрет на соговорникот, кој се развива во вашите очи, зависи од одредени околности, времетраењето на запознавањето, информациите за лицето добиени од другите вработени. Се истакнуваат вербални и невербални акти на однесување, кои овозможуваат да се состави психолошки портрет на соговорникот:

• начин на говорење (содржина, доследност, времетраење, експресивност и карактеристики на говорот);
• гестови и изрази на лицето;
• специфични дејства (движења и пози на една личност, растојание помеѓу соговорниците, допир);
• телесни движења (допирање, тапкање, галење).

Важна функција во создавањето на психолошки портрет се врши со проучување на изгледот на соговорникот. Тоа се преференции за облека, чистота, уредност и беспрекорност на изгледот, придржување кон модните трендови или непочитување на нив, копирање на облека што ја носат другите луѓе.

При одредување на психолошкиот профил на вработениот, неопходно е да се фокусираме на неговата личност:

• карактер (интереси, принципи, планови, преференции);
• однесување (компетентност, животни вештини, професионално искуство);
• духовната страна на личноста (уникатни карактеристики на процесите и својствата на интелектуалните, когнитивните и емоционалните сфери);
• социјални и психолошки аспекти (статус, социјална улога, начин на живот и специфики на работа);
• биопсихички својства (темперамент, пол и возраст на соговорникот, здравствена состојба);
• формирање контакт.

Исходот од деловните преговори во голема мера зависи од успехот во воспоставувањето контакт меѓу учесниците. Ладењето во оваа фаза може да ја загрози способноста или продуктивноста на состанокот.

За да воспоставите деловна комуникација, неопходно е да се создаде поволна атмосфера за водење сериозен разговор, кој вклучува демонстрација на вашиот партнер на вашата добронамерност и интерес. Ова ќе биде олеснето со мека насмевка, љубезен поздрав и пауза, што му дава можност на соговорникот да се вклучи во разговорот и директно да учествува во него.

Стандарден разговор започнува со спроведување на следните дејствија: откривање на целите, претставување на партнери и од едната и од другата страна, искажување на темата, воведување на лицето што го води разговорот, објавување на постапката за истражување на прашањето.

Анализа на ситуацијата

Оваа фаза е потребна за да се одреди соодветен план за преговори и да се зголеми интересот за интеракција од партнерот. Оваа постапка може да биде олеснета со шега која би била соодветна за местото и времето.

Треба да одлучите и за улогите што ќе ги играат страните во текот на деловната комуникација. Процесот се забрзува со имитација на партнерот, пресликување на неговото држење, пластичност, тон на гласот, гестови. По одредено време (5-10 минути), можен е премин кон објавување на условите. Ова бара еднакви позиции. Можете да се префрлите на друга позиција, што се манифестира со невербална комуникација.

Разгледување на проблемот

Во текот на оваа фаза, акцентот треба да биде ставен на сличностите наместо на разликите. Благодарение на ова, преговорите ќе помогнат да се добие посакуваниот резултат. Во случај на нерешливо несогласување, се препорачува да преминете на неутрална позиција што не подразбира поставување на сопствена проценка.

Императив е да се наведат критериумите за најповолна одлука, што подразбира целосна изјава за тоа што треба да биде. Кога се разгледува проблемот, се истакнуваат одредени точки.

Бранејќи ги своите ставови

Запомнете дека ви треба силен случај. Во овој случај, треба да се следат одредени правила:

• Изразувањето на мислите треба да се врши со користење на едноставни, разбирливи, точни и убедливи фрази.
• Прилагодувањето на аргументите на личноста на партнерот ќе биде соодветно.
• Препорачливо е да ги презентирате вашите докази јасно и јасно.
• Кога зборувате за проблем, треба да бидете цврсти: не можете да попуштите ако сте сигурни во вашето мислење.
• Секогаш треба да има еден значаен доказ во резерва за да се потврдат тезите (во случај соговорникот да почне да се сомнева во одлуката).
• Се препорачува да се користат сигурни факти кои би му помогнале на соговорникот без одлагање да донесе одлука.
• Не се откажувајте додека партнерот конечно не го потврди неговото одбивање.
• Треба да ги користите најубедливите аргументи во корист на вашата позиција, обидувајќи се да ги изразите мислите на таков начин што тие целосно го интересираат соговорникот.

Верување во правилно расудување

При интеракција, секогаш е тешко да се избегнат разни дискусии. Главната задача со која мора да се справите во таква ситуација е да му докажете на партнерот дека сте во право (со отстранување на сомнежите, утврдување на мотивите за отпор, одбранбена реакција, размислување за тактика). Во исто време, треба да се избегнуваат категорични судови, инаку сè ќе испадне спротивен ефект.

Важно правило на убедување е разбирањето на соговорникот, сугерирајќи поглед на проблемот низ неговите очи. Врз основа на ова, ќе биде полесно да се најде заеднички јазик.

Наоѓање заемно корисно решение

Ако постигнете разбирање, понатамошната интеракција нема да предизвика сериозни тешкотии. После тоа, ќе треба да ја пронајдете севкупната корист. На партнерот треба да му се даде можност да преземе иницијатива.

Неговото учество во постигнувањето на посакуваната цел треба да се следи. Ако вашата сопствена одлука е многу посилна од онаа на соговорникот, тогаш треба внимателно да го разгледате неговиот предлог и да објасните зошто идејата треба да се финализира, врз основа на која основа е попрофитабилно да заземете поинаква позиција.

Донесување фиксна одлука

Формулираните критериуми треба да се имплементираат во финалната верзија. После тоа, треба да започнете договор. Се препорачува подетално да се опишат обврските преземени од секоја од страните. Откако ќе се донесе одлуката, благодарноста изразена до соговорникот ќе биде соодветна.

Напуштање на контакт

Последната фаза од деловната комуникација игра многу важна улога, па затоа треба да и се посвети исто внимание како и на сите претходни. Конечното мислење влијае на имиџот на соговорникот воопшто и на партнерствата кои моментално се одржуваат и планираат во иднина. Добрата волја, почитта и тактичноста треба да продолжат.

Правила и корисни упатства

Деловната комуникација ќе биде корисна и ќе гарантира добри резултати при користење Следниве правила и препораки:

• Пијалоците (чај, кафе) се нудат по дискреција на сопственикот или за време на долготрајни преговори.
• Не можете да остварувате телефонски повици за време на деловни преговори. Подобро е да го исклучите телефонот за овој пат. Потребно е да се покаже почит кон партнерот и општата деловна процедура.
• Забрането е напуштање на просториите за време на преговори. Исклучителен случај е потребата од медицинска помош.
• Водењето работна евиденција е охрабрено, бидејќи го нагласува интересот и вниманието кон партнерот.
• Знак за добри манири е да не поставувате прашања поврзани со деловната тајна на партнерот. Тоа помага да се избегне непријатност и непријатна положба.

Не треба да размислувате за лоши деловни искуства и да ги искажувате. Во спротивно, угледот на компанијата може сериозно да се наруши.

Сè за важните деловни комуникациски вештини, погледнете го следното видео.