Психологија на деловна комуникација

Категорија Бонтон

Содржина

Што е тоа?
Особености
Норми и принципи
Етички основи
Видови соговорници
Стилови и техники

Деловните луѓе денес имаат многу начини да комуницираат со клиентите, колегите и другите засегнати страни. Разбирањето на природата на деловната комуникација може да ви помогне да ги постигнете целите на вашата компанија и да управувате со вашиот ден за ден.

Што е тоа?

Во психологијата, терминот „комуникација“ значи размена на информации меѓу луѓето преку заеднички систем на симболи. Оваа дефиниција за комуникација вклучува два аспекта:

Прво, има нешто што се пренесува, на пример, факти, чувства, идеи итн. Тоа значи дека во процесот на комуникација некој мора да ги прими пренесените информации.
Второ, горната дефиниција го нагласува елементот на разбирање во процесот на комуникација. Разбирањето ќе се постигне само кога примачот на пораката ја разбира во иста смисла како и испраќачот. Така, правилното толкување на пораката е од големо значење.

Деловната комуникација е размена на информации, факти и идеи поврзани со бизнисот. Во ова време на глобализација, секое претпријатие, големо или мало, бара соодветна деловна комуникација, и внатрешно и надворешно.

На пример, многу е важно да се информираат крајните потрошувачи за произведениот производ. Комуникацијата игра витална улога во оваа област.

Особености

Главните карактеристики на деловната комуникација ги вклучуваат следните компоненти:

Сегментација. Дури и во малите организации, би било погрешно да се претпостави дека сите вработени имаат исти потреби, интереси и желби кога станува збор за деловна комуникација. Ефективната деловна комуникација е сегментирана за да се задоволат потребите на одредена публика. На пример, вработените кои работат во административна средина ќе имаат различни потреби и различен пристап до информации од вработените кои работат во производствена средина.
Конкретност. Ефективната деловна комуникација мора да биде специфична и колку е поконкретна, толку повеќе ја исполнува нејзината специфичност.
Точност. Кога информациите се неточни, кредибилитетот се губи. Испраќачот на оваа информација исто така ја губи довербата. Ефективната деловна комуникација мора да биде точна и во однос на пренесената содржина и во однос на едноставни работи кои вклучуваат граматика, правопис и интерпункција.
Навременост. Вработените треба да бидат свесни за тоа што се случува во нивните организации и во надворешното опкружување бидејќи тоа влијае на нив. Комуникацијата со вработените навреме е потешка од кога било досега, но од суштинско значење за ефективна деловна комуникација.

Повторливост. Ако пораката се испрати само еднаш, не можете да бидете сигурни дека стигнала до примачот. Ефективната деловна комуникација бара честа комуникација за да се осигура дека сите вработени ги имаат потребните информации. Покрај тоа, вработените се менуваат, некои заминуваат, други се приклучуваат на компанијата, а сето тоа бара ажурирање на информациите.

Повеќеканални. Бизнисите имаат многу канали за комуникација - од традиционални (печатени, табли со пораки, состаноци) до нови (е-пошта, блогови, сајтови за социјални медиуми). Сите овие канали мора да се користат за да се осигура дека вработените добиваат информации во различни услови.

Непосредност. Комуникацијата лице в лице сè уште е најефикасна и треба да се користи секогаш кога е можно, велат експертите. Се разбира, во многу големи организации ова може да биде тешко, но дури и тогаш алтернативите може да вклучуваат видео конференции или употреба на вебинари.

Повратни информации. Вработените треба да можат да ги споделат своите повратни информации, мислења и размислувања со менаџерите и работодавците. Двонасочната комуникација е ефикасна и за работниците и за работодавците.

Понекогаш треба да работите со некој што не ви се допаѓа или едноставно не можете да го поднесете. Но, за доброто на вашата работа, важно е да одржувате добри деловни односи со нив. Во овој случај, обидете се подобро да ја запознаете личноста. Веројатно одлично знае дека не ви се допаѓа, затоа направете го првиот чекор: започнете доверлив разговор или поканете го на заеднички ручек. За време на разговорот, фокусирајте се на барање работи што можеби ги имате заеднички: прашајте за семејството, интересите, минатите успеси.

Само запомнете - нема сите ваши деловни односи да бидат одлични; но тие барем можат да бидат изводливи.

Корпоративната култура е важна за успешна деловна комуникација. Тоа придонесува за одржување на деловниот бонтон на работа, дополнително, истражувањата во оваа област покажуваат директна врска помеѓу корпоративната култура и трговскиот промет на компаниите.

Норми и принципи

Експертите именуваат шест основни психолошки принципи на деловната комуникација:

Реципроцитет. Реципроцитет во бизнисот значи меѓусебни очекувања во размената на вредности. Ако едно лице даде нешто, тогаш се очекува примачот да даде нешто за возврат. Реципроцитетот создава доверба меѓу партнерите, а нивниот однос се развива на подобро.
Убедливост. Познавањето на производот, трендовите, резултатите од преговарачките истражувања ќе ве направат многу поубедливи. Важно е да ја покажете вашата свесност за да ја стекнете довербата на партнерот.
Обврска. Секогаш исполнувајте ги своите обврски, не само писмени туку и усни. Запомнете дека дури и ракувањето е симбол на договор. Ако ви е тешко да се сетите што сте кажале во еден или друг момент, запишете. Ќе се сретнете како личност која мора да ја имате.
Секвенца. Секогаш бидете доследни во вашите дела и постапки и никогаш не ги менувајте деловните принципи.
Стремеж за консензус. Консензусот подразбира дека сите ја прифаќаат и поддржуваат одлуката и ги разбираат причините за нејзино донесување. Можен е консензус меѓу партнерите доколку имаат заеднички вредности и цели, а меѓу нив има и договор за конкретни прашања и заедничка насока.
Лична симпатија. Поголема е веројатноста да комуницираме со луѓе кои јасно даваат до знаење дека им се допаѓаме и во чие присуство се чувствуваме значајни. Физичката привлечност игра улога во ова, но сличностите се исто така многу ефикасни. Апелираме до оние луѓе кои ни се слични по облека, возраст, социо-економски статус.

Етички основи

Комуникацијата е етичка кога е директна, искрена и реципрочна. Ако комуникацијата е наменета да ја скрие вистината или да наштети на друго лице, тоа не може да биде етичко.

Иако етиката не е исто што и моралот, постои силна врска помеѓу овие концепти: моралот се идеи за тоа што е правилно, а што не, а етиката се принципи на однесување кои се под влијание на моралните верувања. Затоа, етиката на комуникација е многу зависна од моралните принципи:

Искреност. Општо земено, етичката комуникација е искрена комуникација. Иако има моменти кога би било поетички да се лаже, на пример, наводниот убиец за тоа каде се наоѓа потенцијалната жртва, ова се исклучок наместо правило. Освен тоа, искреноста е повеќе од само вистина; тоа значи да бидете отворени, да волонтирате каква било информација што ја имате, дури и ако тоа ги загрозува вашите сопствени краткорочни интереси. Довербата во луѓето е тесно поврзана со искреноста. Градењето средина на доверба е патот до етичка комуникација во деловното опкружување.
Отвореност. Отвореноста е еден од клучевите за етичка комуникација. Во комуникацијата, ова значи да бидете отворени за различни идеи и мислења, а исто така да бидете подготвени да ги изразите своите мислења, дури и ако не очекувате да бидат прифатени.

Деловното опкружување во кое луѓето не можат слободно да ги изразат своите мислења не може да биде етичко, бидејќи нетолеранцијата на различни мислења значи нетолеранција на информациите кои се неопходни за долго и успешно постоење на една организација.

Лојалност. Во контекст на деловните комуникации, лојалноста значи одвојување на потребното време и ресурси за сеопфатна дискусија на прашањата. Само тогаш сите ќе имаат шанса да бидат слушнати.

Градење консензус. Етичката комуникација е ориентирана кон целта, а не кон статусот. Стилот на комуникација во кој различни групи се обединети во спротивставени табори и првенствено се водени од сопствените интереси не и дава ништо на организацијата како целина. Етички за една организација е стил на комуникација во кој луѓето бараат консензус наместо конфронтација и се фокусираат на тоа што можат за компанијата. Така, бидејќи помагањето на организацијата е морален императив, постигнувањето консензус е етички стил на комуникација.

Видови соговорници

Се верува дека постојат шест главни типови на соговорници. За подобро да се подготвите за важни разговори, важно е да знаете кој тип сте:

Рефлексивни. Вие сте рефлективен соговорник ако го чувствувате расположението на вашиот партнер за време на комуникацијата. Говорот ви е мек, мирен, чувствителни сте, го разбирате соговорникот и сакате да градите односи со другите луѓе.

Судија. Вие сте „судија“ соговорник ако анализирате теми и проблеми, ги разјаснувате главните точки и потоа ефективно ги објаснувате на другите. Вие го водите разговорот и го водите директно и убедливо.

Благородна. Вие сте тип на „благороден“ соговорник ако сакате отворена комуникација и лесно е за другите луѓе да комуницираат со вас. И вие сте концентрирани и секогаш одите директно до целта.

пратеник. Соговорникот од типот „заменик“ е дипломатски и користи комуникација за да стави крај на конфликтите. Зборува и тивко, шармантен е и прави луѓето да се чувствуваат удобно.

Сократ. Соговорник како „Сократ“ е добро упатен во решавање проблеми и ги убедува другите, сака долги дебати. Тој е детален и добро информиран, а неговите мислења ги ценат другите.

Службен. Овој тип на соговорници ја користи комуникацијата за да ги остварат своите соништа и да станат успешни на работа и дома. Ова е остроумен и стратешки тип.

Стилови и техники

Експертите велат дека постојат четири главни стилови на комуникација: аналитичка, интуитивна, функционална и лична. Ниту еден стил на комуникација не е инхерентно подобар од друг. Но, изборот на погрешен стил на комуникација за одредена публика може да предизвика проблеми:

Аналитички стил. Комуникацијата во аналитички стил вклучува работа со тврди податоци и реални бројки. Луѓето кои комуницираат во овој стил избегнуваат да покажуваат чувства и емоции кога зборуваат. Голем плус за аналитичкиот комуникациски стил е тоа што можете да ги анализирате проблемите логично и непристрасно. Тоа значи дека луѓето гледаат дека сте добро информирани и имате големо аналитичко искуство. Потенцијален недостаток на аналитичкиот стил на комуникација е тоа што може да се сметате за ладни или нечувствителни.

Интуитивен стил. Кога комуницирате на интуитивен начин, претпочитате да ја покриете целата слика и да ги избегнувате деталите од страв да не се заглавите во нив. Ова ви овозможува да скокнете директно во срцето на проблемот наместо чекор по чекор. Предноста на овој стил е што комуницирате брзо и прецизно, лесно навлегувате во големи и сложени проблеми. Меѓутоа, во ситуација која навистина бара детали, можеби немате трпение.

Функционален стил. Овој стил претпоставува методологија, присуство на добро осмислени планови, точни датуми. Луѓето кои комуницираат во овој стил се добри изведувачи кои никогаш не пропуштаат ништо. Потенцијален недостаток на функционалниот стил на комуникација е тоа што можете да го изгубите вниманието на вашата публика, особено кога разговарате со интуитивни соговорници.

Личен стил. Со тоа што комуницирате во личен стил, чувствувате емотивна поврзаност со партнерот, а тоа ви овозможува да знаете што тој навистина мисли. Вие сте добар слушател и добар дипломат, знаете како да ги измазнувате конфликтите, одржувате добри односи со многу луѓе. Овој стил ви овозможува да изградите длабоки лични односи. Луѓето доаѓаат кај вас често затоа што сте способни да соберете различни групи. Недостаток на овој стил на комуникација е што понекогаш може да изнервирате аналитички тип на соговорници кои сакаат тешки бројки и логични дискусии.