Бонтон за деловна кореспонденција

Официјалната кореспонденција е многу посебен жанр што мора да го совладате ако сакате да се искачите на скалата во кариерата. Добрите деловни вештини за пишување ќе ви служат верно: тие ќе ви помогнат да комуницирате со подредените, шефовите и партнерите и ќе го нагласат вашето образование и поглед. Стилот на комуникација треба да биде воздржан, фокусиран, без отстапување од дадената тема.

Карактеристики на деловната комуникација

Секоја комуникација: и лична и писмена - ова е интеракција со луѓе со цел размена на информации, импресионирање, преговарање. Ништо човечко не ни е туѓо, понекогаш им даваме слобода на емоциите, но во деловната сфера не треба да има место за насилно манифестирање на нашите чувства, карактерни црти и темпераменти.

Невозможно е да се замисли претседатели на различни земји да пеат песни, да се смеат гласно или да изразуваат лична несакање на меѓународна средба. За тоа е бонтонот, да си го направиме животот што е можно поудобен и уреден.

Важна карактеристика на деловната комуникација е тоа што не може да се прекине во средината на реченицата. За секое писмо што ќе го добиете, треба да напишете одговор, дури и ако не сакате. Ако сте примиле повик, а немавте време да го кренете телефонот, мора да се јавите. Се разбира, комуникацијата со некои луѓе може да биде непријатна. Затоа отпорот на стрес е на списокот на задолжителни квалитети на менаџерот.

Деловен состанок, телефонски разговор или деловна кореспонденција по е-пошта секако има некаква цел. Како резултат на тоа, страните мора да донесат заклучоци, да разговараат за проектот, да се договорат за стратешко партнерство итн.

Правила за е-пошта

Во писмениот говор, можеби има уште повеќе ограничувања и конвенции отколку во усниот говор. Директно комуницирајќи со соговорникот, на лична средба, можеме да направиме интонациски акцент на одреден факт, да разјасниме нешто ако соговорникот не не разбира. Ако се направи грешка во говорот, можеме веднаш да ја исправиме. Но, во услужното писмо, мораме да се изразиме што е можно појасно и јасно за зборовите да не имплицираат двојно толкување.

Тие велеа: „Хартијата ќе издржи сè“, што имплицираше дека дури и неверодостојни факти може да се напишат. Ние сме на мислење дека треба да водите деловна кореспонденција што е можно поискрено. Инаку, сега се помалку се испраќаат писма на хартија. Во основа, тие се препратени договори и други документи. Во овој случај, меморандумите се користат како доказ за високиот статус на организацијата.

Во денешно време во повеќето случаи деловната кореспонденција се одвива во виртуелниот простор, а тој има свои карактеристики. Кога дијалогот штотуку започнува, вообичаено е да се напише честитка според бонтон, на пример: „Здраво, драг Олег Сергеевич! ". А за последователна жалба во текот на работниот ден, поздравот може да се изостави.

Писменост

Писмената комуникација, вклучително и електронската пошта, бара почитување на јазичните норми и беспрекорна писменост. На крајот на краиштата, преписката ќе ги открие вашите празнини пред образован соговорник. Затоа, ве советуваме да проверите што е напишано користејќи специјални услуги ако не сте сосема сигурни во сопственото знаење.

Да ги наведеме општите правила што ги бара етиката на електронската комуникација. Тие се прилично едноставни, но многумина, за жал, ги занемаруваат:

• почетокот на секоја реченица се пишува со голема буква;
• се става точка на крајот од фразата за да биде јасно значењето на прочитаното;
• Корисно е да се користи список со точки или нумери за да се реши проблемот и да се предложат решенија
• за јасност, добро е да се користат табели, графикони, дијаграми;
• не обидувајте се намерно да изгледате како интелигентен, образован соговорник, не комплицирајте едноставни мисли со прекумерни парцијални и адвербијални фрази;
• колку полесно ги изразувате своите мисли, толку подобро;
• иако во секојдневниот говор културата бара избегнување жаргон, во деловно опкружување професионалниот жаргон и позајмувањето од англиски сега се сметаат за добра форма (но не претерувајте! ).

Видови деловни писма

Постојат следниве типови на пораки:

• промотивни понуди;
• благодарност;
• придружува;
• гаранција;
• потсетници;
• предупредувања;
• предлози за соработка.

Нивната структура е речиси иста. Што се однесува до јачината на звукот, долгиот текст изгледа лошо во телото на писмото. Подобро е да го подредите како посебна датотека и да го прикачите како прилог. Во овој случај, во самото писмо, по поздравот, треба накратко да наведете за што се разговара во приложената датотека.

Структурата на писмото (почеток)

Покрај општите правила, важно е да знаете некои детали за деловното пишување. Ќе ги обезбедиме правилата што ќе бидат соодветни во огромното мнозинство на случаи.

Почетокот на е-пошта се нарекува заглавие. Го содржи логото на организацијата. Корисно е секогаш да го имате при рака (т.е. на работната површина на вашиот компјутер) шаблонот во кој е вклучено ова лого.

За разлика од офлајн комуникацијата, современите правила не обврзуваат да го поздравите примачот и можете веднаш, нарекувајќи го по име и покровителство, да ја наведете суштината на работата. Сепак, многумина продолжуваат да пишуваат на почетокот на пораката: „Добро утро! ", "Здраво! ", "Добро попладне! „Или“ поздрав“. И во ова, исто така, нема отстапување од нормата.

Барањата за главното тело на писмото сугерираат дека во него лежи значењето на кореспонденцијата. Поделбата на текстот во параграфи се смета за добра форма, знак на внимание кон соговорникот. Во секој пасус тие именуваат еден или друг аспект на темата и го откриваат. Покрај идентификувањето на проблемот, вообичаено е да се предлагаат начини за негово решавање. Така да се каже, да се открие бизнис идеја во минијатура.

Структура на писмото (заклучок)

Во последниот дел од пораката, можете да изразите и формални и повеќе лични чувства. Општо прифатената формулација е "Со почит ...", "Со почит ..."! ".

Во личниот потпис, императив е да се наведат презимето и името (а во некои кругови и патронимот). Треба да има и телефонски броеви на кои можете да се јавите: мобилен и канцелариски град. Неодамна, електронскиот потпис со лого на компанијата стана модерен.

Дополнителна врска до електронскиот портал на организацијата служи како дополнително рекламирање и, во иднина, може да го зголеми сообраќајот на оваа страница.

Како да испратите деловна порака?

Повеќето канцелариски работници чуваат многу голема архива со писма во нивното сандаче за е-пошта. За да не се збуни соговорникот во долга кореспонденција, се препорачува да испрати писмо во форма на одговор. Кога ќе го притиснете соодветното поле на почетокот на темата, англиската кратенка "Re ...". Ова е многу погодно, бидејќи примачот веднаш ќе се сети на напредокот на кореспонденцијата.

Можете да ја зачувате целата историја на виртуелна комуникација со овој соговорник или можете да ги оставите само последните или најзначајните цитати. Современиот деловен бонтон бара да одговорите доволно брзо. На крајот на краиштата, значителен дел од денот поминуваме на работен компјутер. Покрај тоа, поштата може да се провери и од мобилни уреди.

Ако сте загрижени дали писмото стигнало до примачот, користете ја пригодната функција „Известување за прием“, која е достапна на скоро сите сервери за пошта. Така, ќе ви биде јасно дека писмото е прегледано.

Доколку пораката е од особена важност и итност, тогаш е дозволено да се напише смс или телефонски повик за потсетување за писмото.

Непотребно е да се каже дека брзиот одговор на е-пошта е доказ за вашата сериозност и мобилност во справувањето со деловните прашања.

Дали ни требаат марки

Кај креативните луѓе употребата на поштенски марки не е прифатена и згора на тоа е исмејувана и осудувана. Но, во деловната кореспонденција, печатите помагаат да се одразат стандардните ситуации.

Корисно е да си набавите виртуелна свинче банка со фиксни изрази и фрази. Навистина, структурираната комуникација, канцелариската работа и решавањето на формалните прашања се изградени врз овие клишеа. На пример, сочувството се изразува со фразата „За жал, мораме да ви кажеме ...“. Чувството на благодарност се рефлектира во оваа формула за должност: „Ви благодариме за вашиот непроценлив придонес…“. И конечно, радост: „Горди сме да ве информираме дека ...“. И еве ја последната фраза: „Очекуваме понатамошна плодна соработка“ изразува надеж за понатамошни деловни контакти.

Значи, разговаравме за етикетата на деловната кореспонденција. Овие правила се потребни за да се направи комуникацијата што е можно поудобна и плодна. Користете ги и ќе видите дека работите во службата поминале добро!

За повеќе информации за правилата за деловна кореспонденција, вклучително и е-пошта, видете го следното видео.